Najlepsze miejsce na konferencję – jak je wybrać?

konferencja

Rozpoczynając poszukiwania odpowiedniej sali na konferencję, najlepiej jest poradzić się wśród znajomych, współpracowników oraz odwiedzić fora internetowe, na których możemy odnaleźć wiele cennych informacji. Podstawową sprawą jaką musimy brać pod uwagę jest ilość osób na jaką przewidujemy konferencję. Jest to główny wyznacznik, jakiej sali mamy szukać. Większość hoteli posiada strony internetowe na których odnaleźć można wszelkie informacje o salach konferencyjnych jakie posiadają. Znajdziecie tam na pewno informacje: iloma salami dysponują, gabaryty sali, ile osób zmieści się w danym układzie, np. kinowym, szkolnym czy w podkowę, menu przerwy kawowej, obiadu czy kolacji oraz cennik wynajmu sal, pokoi i menu restauracji.

Najlepiej wybrać parę obiektów w pobliżu, w których można byłoby zorganizować taką konferencję, podjechać do nich osobiście, umówić się z mangerem, jeśli taki jest i porozmawiać o wszelkich szczegółach i cenach takiego wynajmu. Jeśli macie już parę ofert i widzieliście na żywo jak wygląda sala możecie sobie porównać zarówno wnętrza jak i ceny w poszczególnych obiektach. Musicie zastanowić się też, czy klimat wnętrz odpowiada waszym gustom i gustom gości, którzy będą uczestniczyć w tym spotkaniu. Jeśli dysponujecie większym budżetem, a okolice sprzyjają np. zabawom integracyjnym lub posiadają miejsca warte zwiedzenia, to nic innego tylko trzeba takie okazje wykorzystać. Wtedy pracowity dzień na spotkaniu biznesowym może zakończyć się miłym relaksem w gronie współpracowników. Dobrym rozwiązaniem jest też wynajęcie pokoi w hotelu, w którym odbywa się wasza konferencja i zorganizowanie wieczornej kolacji połączonej z zabawą np. z DJ-jem. Taka odskocznia od codzienności, może wpływać bardzo pozytywnie na wydajność pracowników i „podładować akumulatory” na następne miesiące pracy.

Reasumując, kiedy rozpoczynacie planowanie zorganizowania konferencji upewnijcie się czy wszyscy pracownicy i wyższy zarząd dysponują czasem właśnie wtedy kiedy chcecie zorganizować spotkanie, zaplanujcie budżet, lokalizację sali, ustawienie stołów i krzeseł, menu oraz wszelkie szczegóły towarzyszące wynajęciu sali konferencyjnej typu: nagłośnienie, rzutnik, ekran, flip-chart, pisaki i inne niezbędne rzeczy. Dobrze jest szukać wolnych terminów pod koniec miesiąca, dlatego iż specjaliści ds. sprzedaży danego obiektu mają pewne wymagania co do ilości sprzedanych „imprez”. W takim czasie łatwiej wyegzekwować dobrą cenę, gdyż specjaliści Ci będą skłonni nieco obniżyć cenę wynajmu zamiast nic nie zarobić.

Jeśli wybierzecie odpowiednią salę, termin oraz serwis sukces waszej konferencji gwarantowany.

Dodaj komentarz

Proszę wypełnić wszystkie pola formularza. Adres e-mail nie będzie opublikowany.